Čl. 1
Obecná ustanovení
- Předmět a cíle vnitřního předpisu
Předmětem vnitřního předpisu je zavedení vnitřního oznamovacího systému povinným subjektem dle zákona. Cílem vnitřního předpisu je umožnit oznamovatelům bezpečně podat oznámení týkající se povinného subjektu v rámci povinně zřizovaných interních mechanismů, případně externích mechanismů, a následně oznamovatelům a dalším osobám chráněným dle zákona zajistit ochranu před možnými odvetnými opatřeními.
- Působnost vnitřního předpisu
Tento vnitřní předpis se vztahuje na fungování vnitřního oznamovacího systému zavedeného povinným subjektem dle zákona. Vnitřní předpis je závazný pro povinný subjekt a všechny jeho zaměstnance.
- Aktualizace vnitřního předpisu
Obsah vnitřního předpisu je dle potřeby, kontrolován, vyhodnocován a aktualizován pověřenými zaměstnanci povinného subjektu.
- Přístup k vnitřnímu předpisu
Vnitřní předpis je veřejně přístupný všem zaměstnancům povinného subjektu.
Informace o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstvu, označení příslušné osoby, její telefonní číslo a e-mailová nebo jiná adresa pro doručování jsou uveřejněny způsobem umožňujícím dálkový přístup.
Čl. 2
Základní pojmy
Pro účely tohoto vnitřního předpisu se dle právních předpisů rozumí:
- „vnitřním oznamovacím systémem“ se pro účely zákona a tohoto vnitřního předpisu zákona rozumí interní oznamovací systém dle zákona a tohoto vnitřního předpisu, který je povinný subjekt povinen zavést a udržovat.
- „povinným subjektem“ se pro účely zákona rozumí:
zaměstnavatel, který v uplynulém kalendářním čtvrtletí zaměstnával v průměru nejméně 50 zaměstnanců
- „oznámením“ se pro účely zákona a tohoto vnitřního předpisu zákona rozumí oznámení fyzické osoby obsahující informace o možném protiprávním jednání, které má znaky trestného činu nebo přestupku nebo porušuje právní předpis nebo předpis Evropské unie upravující oblasti podle § 2/2 zákona (viz níže), o jehož spáchání se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností;
- „oblastmi“podle § 2/2 zákona se pro účely zákona a tohoto vnitřního předpisu rozumí oblast:
- finančních institucí, finančních služeb, finančních produktů a finančních trhů,
- daně z příjmů právnických osob,
- předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
- ochrany spotřebitele a bezpečnosti a souladu s požadavky na výrobky podle právních předpisů,
- bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
- ochrany životního prostředí, bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat,
- radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
- zadávání veřejných zakázek, veřejných dražeb a hospodářské soutěže,
- ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
- ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
- ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
- fungování vnitřního trhu včetně ochrany unijních pravidel hospodářské soutěže a státní podpory.
- „prací nebo jinou obdobnou činností“ se pro účely zákona a tohoto vnitřního předpisu rozumí:
- zaměstnání,
- služba,
- samostatná výdělečná činnost,
- výkon práv spojených s účastí v právnické osobě,
- výkon funkce člena orgánu právnické osoby, který je do funkce volen, jmenován či jinak povolán (dále jen „volený orgán“),
- správa svěřenského fondu,
- dobrovolnická činnost,
- odborná praxe, stáž, nebo
- výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění,
- ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost.
- „odvetným opatřením“ se pro účely zákona a tohoto vnitřního předpisu rozumí jednání v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno oznámením a které oznamovateli nebo osobě podle § 4 odst. 1 písm. a) až h) zákona (viz níže) může způsobit újmu. Za splnění těchto podmínek je odvetným opatřením zejména:
- zproštění výkonu státní služby, zařazení mimo výkon státní služby nebo skončení služebního poměru,
- rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
- zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
- odvolání z místa vedoucího zaměstnance nebo ze služebního místa představeného,
- uložení kárného opatření nebo kázeňského trestu,
- snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,
- diskriminace,
- přeložení nebo převedení na jinou práci nebo na jiné služební místo,
- služební hodnocení nebo pracovní posudek,
- ostrakizace,
- neumožnění odborného rozvoje,
- změna rozvržení pracovní nebo služební doby,
- vyžadování lékařského posudku nebo pracovně lékařské prohlídky,
- výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo
- zásah do práva na ochranu osobnosti.
Odvetnému opatření nesmí být vystaven oznamovatel ani
- osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti,
- osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou,
- osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele nebo osoba v obdobném postavení,
- osoba oznamovatelem ovládaná,
- právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
- právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
- osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost,
- svěřenský fond, jehož je oznamovatel nebo právnická osoba podle písmen e) nebo f) zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou oznamovatel nebo právnická osoba podle písmen e) nebo f) osobou, která zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti.
Osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, je povinna zabránit tomu, aby oznamovatel nebo osoba podle odstavce 1 písm. a) až f) nebo h) zákona (viz výše) byli vystaveni odvetnému opatření.
Ochrany před odvetným opatřením se nemůže domáhat osoba, která podala vědomě nepravdivé oznámení.
Oznamovatel a osoba podle § 4 odst. 1 písm. a) až h) zákona (viz výše) mají právo na přiměřené zadostiučinění, byla-li jim odvetným opatřením způsobena nemajetková újma.
Práva na ochranu před odvetným opatřením se nelze vzdát.
- „příslušnou osobou“fyzická osoba (či osoby), která byla povinným subjektem, nebo osobou pověřenou vedením vnitřního oznamovacího systému, určena k výkonu činnosti podle § 11 zákona.
Příslušnou osobou může být jen fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná.
Čl. 3
Povinnosti povinného subjektu
- Vnitřní oznamovací systém
Zaměstnavatel je povinným subjektem dle zákona. Povinný subjekt proto vytváří vnitřní oznamovací systém dle tohoto vnitřního předpisu a dle zákona.
Vnitřní oznamovací systém je sdílen na webových stránkách www.drevojas.cz
- Příslušná osoba
Povinný subjekt tímto určuje příslušnou osobu k výkonu činností podle § 11 zákona takto:
Příslušná osoba:
- přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému,
- navrhuje povinnému subjektu opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení, ledaže by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznamovatele nebo osob podle § 4 odst. 1 písm. a) až h) zákona,
- zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti podle tohoto zákona, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud zákon nestanoví jinak,
- postupuje při výkonu své činnosti podle tohoto zákona nestranně,
- plní pokyny povinného subjektu, ledaže ohrožují nebo maří výkon její činnosti podle tohoto zákona.
Příslušnou osobou byla určena osoba: Radana Šoupalová
Příslušná osoba nesmí být za řádný výkon své činnosti podle tohoto zákona postihována.
- Informace o způsobech oznamování
Povinný subjekt zajistí, aby informace o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstvu, označení příslušné osoby včetně její e-mailové nebo jiné adresy pro doručování oznámení a telefonního čísla byly uveřejněny způsobem umožňujícím dálkový přístup (zejména na svých internetových stránkách).
- Poučení příslušné osoby o právech a povinnostech
Povinný subjekt zajistí, aby příslušná osoba byla řádně poučena o právech a povinnostech, které pro ni vyplývají ze zákona a tohoto vnitřního předpisu.
- Zajištění materiálních podmínek pro příslušnou osobu
Povinný subjekt zajistí, aby příslušná osoba měla materiální podmínky k výkonu její činnosti. Zejména zajistí potřebné zázemí, odpovídající prostor s kancelářským a IT vybavením, komunikačními technologiemi a dalším vybavením či nástroji, které příslušná osoba může k práci (pro příjem a následné zkoumání podaných oznámení) potřebovat, a které jsou podmínkou pro řádný výkon činnosti příslušné osoby.
- Umožnění oznamovateli podat oznámení
Povinný subjekt zajistí, aby oznamovateli bylo umožněno podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně i ústně a na jeho žádost osobně.
- Bezpečnost oznámení
Povinný subjekt zajistí, aby se s podanými oznámeními mohla seznamovat pouze příslušná osoba a aby byl dodržen zákaz poskytnout údaje podle § 20 zákona. Zajišťuje ochranu utajení totožnosti oznamující osoby a veškerých třetích osob zmíněných v oznámení a zabraňuje přístupu neoprávněných pracovníků.
Povinný subjekt zajišťuje, že:
- příslušná osoba nebo pověřený zaměstnanec neposkytnou informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení,
- informace o totožnosti oznamovatele a osob podle § 4 odst. 1 písm. a) až h) zákona je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže jsou příslušná osoba nebo pověřený zaměstnanec povinni tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů; to platí i pro informace o totožnosti osoby uvedené v oznámení,
- poskytují-li příslušná osoba nebo pověřený zaměstnanec informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci, jsou povinni o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které jsou povinni informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.
- Stanovení procesu prošetření oznámení
Povinný subjekt zajistí proces prošetření, tzv. interní investigace, jejímž předmětem je řádné posouzení důvodnosti podaného oznámení, vyrozumění oznamovatele o přijetí oznámení a výsledcích takového posouzení a v případě odůvodněnosti oznámení povinnost přijetí vhodných opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení (viz blíže § 11 a 12 zákona a čl. 3 vnitřního předpisu).
Čl. 4
Oznámení
- Podání oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému
1.1. Prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému lze oznámení podat ústně nebo písemně. Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 30 dnů.
V případě ústního oznámení pořídí příslušná osoba jeho zvukovou nahrávku nebo přepis. Pověřený zaměstnanec umožní oznamovateli, aby se k přepisu vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k přepisu přiloží.
Nevysloví-li oznamovatel s pořízením zvukové nahrávky nebo přepisu souhlas, nesmí je příslušná osoba pořídit. V takovém případě sepíšou záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Pověřený zaměstnanec umožní oznamovateli, aby se k záznamu vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k záznamu přiloží. Obdobně se postupuje, není-li technicky možné pořídit zvukovou nahrávku ústního oznámení.
1.2. O přijetí oznámení podle odstavce 1 je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele, ledaže:
- oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
- je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.
1.3. Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím. Odstavec 2 se použije obdobně.
1.4. Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle tohoto zákona, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.
1.5. Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba povinnému subjektu navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Nepřijme-li povinný subjekt opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření. O přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele. Odstavec 2 se použije obdobně.
1.6. Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a všech okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.
- Podání oznámení prostřednictvím ministerstva
Ministerstvu lze oznámení podat ústně nebo písemně. Požádá-li o to oznamovatel, je pověřený zaměstnanec povinen oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 30 dnů. O přijetí oznámení podle odstavce 1 je pověřený zaměstnanec povinen do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele. Ministerstvo je povinno posoudit oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení.
Čl. 5
Zákaz poskytnout údaje
Příslušná osoba neposkytne informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení. Tuto povinnost má i třetí osoba, která získá přístup k oznámením nebo do evidence údajů o přijatých oznámeních v rozporu s § 21 odst. 3 zákona.
Informace o totožnosti oznamovatele a osob podle § 4 odst. 1 písm. a) až h) zákona je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže jsou příslušná osoba povinni tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů; to platí i pro informace o totožnosti osoby uvedené v oznámení.
Poskytují-li příslušná osoba informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci podle odstavce 2, jsou povinni o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které jsou povinni informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.
Čl. 6
Evidence a uchovávání oznámení
- Evidence oznámení
Příslušná osoba je povinna v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:
- datum přijetí oznámení,
- jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li jim tyto údaje známy,
- shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa,
- datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo posouzení oznámení pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek.
- Uchovávání oznámení
Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému po dobu 5 let ode dne jeho přijetí.
Cílem je uchovat informace o podaných oznámeních pro případ budoucích potřeb jak vnitřních kontrolních systémů povinného subjektu, tak i ministerstva a orgánů veřejné moci (pro účely trestního řízení apod.).
Do evidence podle odstavce 1 a k oznámením uchovávaným podle odstavce 2 má přístup v případě oznámení podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému pouze příslušná osoba.
Čl. 7
Uveřejnění informací tvořících obsah oznámení oznamovatelem
Oznamovatel může informace, které tvoří obsah oznámení, uveřejnit, pokud:
- podal oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstvu nebo přímo ministerstvu a ve lhůtách stanovených zákonem nebylo přijato vhodné opatření, zejména příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení podle § 12 odst. 3 zákona, povinný subjekt nepřijal k předejití nebo nápravě protiprávního stavu vhodné opatření podle § 12 odst. 5 zákona nebo pověřený zaměstnanec neposoudil oznámení podle § 17 odst. 1 zákona,
- má oprávněný důvod se domnívat, že protiprávní jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku a bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy, nebo
- má oprávněný důvod se domnívat, že v případě podání oznámení ministerstvu existuje vzhledem k okolnostem případu zvýšené riziko, že budou on nebo osoba podle § 4 odst. 1 písm. a) až h) zákona vystaveni odvetným opatřením nebo že je ohrožen řádný postup podle hlavy III zákona.
Čl. 8
Kontrola nad dodržováním povinností povinného subjektu
- Vnitřní kontrola
Povinný subjekt prování pravidelně min jednou ročně interní kontrolu dodržováním povinností povinného subjektu dle tohoto vnitřního předpisu.
- Kontrola prováděná státními orgány
Kontrola dodržování povinností povinných subjektů dle zákona je svěřena ministerstvu spravedlnosti (u povinných subjektů, které nejsou zaměstnavateli) a podle zákona o inspekci práce oblastním inspektorátům práce (u povinných subjektů, které jsou zaměstnavateli).
Čl. 9
Právní předpisy
Základní právní předpisy relevantní pro ochranu oznamovatelů tzv. whistleblowing u povinného subjektu dle tohoto vnitřního předpisu:
- Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob ze dne 23. října 2019, které oznamují porušení práva Unie
- zákon č. 171/2023 Sb. Zákon o ochraně oznamovatelů
- zákon č. 89/2012, Sb., občanský zákoník
- zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád
- zákon č. 251/2005 Sb., o inspekci práce